Compartir archivos desde Google Drive
Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenes en Google Drive con cualquier persona a través de tu cuenta para empresas o centros educativos, adrianp@meriti.net, pero tu organización puede establecer ciertos límites sobre el uso compartido de archivos.
Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al hacerlo, se aplican las políticas del programa de Google Drive.Paso 1: Busca el archivo que quieras compartir
Compartir un único archivo
- En un ordenador, ve a Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- Haz clic en el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono Compartir
.
Paso 2: Elige con quién quieres compartir el archivo y qué permisos quieres otorgar
Compartir con determinadas personas
Si utilizas una cuenta de Google a través de tu trabajo o centro educativo, es posible que no puedas compartir archivos fuera de tu organización.
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono Compartir
- En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.
- Para cambiar qué pueden hacer los usuarios con tu documento, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
Lector, Comentador o Editor.
- Elige que quieres notificar a las personas.
- Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
- Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.
- Haz clic en Compartir o en Enviar.
Compartir un archivo y colaborar con más de 100 personas
Hasta 100 personas pueden ver, editar o comentar un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google al mismo tiempo. Si hay más de 100 personas viendo un archivo, solo pueden editarlo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición.
Para compartir un archivo y colaborar con más de 100 personas, haz lo siguiente:
Publicar el archivo
- Si necesitas que muchas personas vean un archivo al mismo tiempo, publícalo y crea un enlace para compartirlo. Luego puedes dar permiso para editarlo o comentarlo a quienes lo necesiten. Consulta cómo publicar un archivo.
- Al publicar un archivo, cualquier persona que navegue por Internet podrá verlo. Ten cuidado al publicar información privada o confidencial. Si tienes una cuenta de trabajo o de centro educativo, tu administrador puede limitar quién puede ver un archivo publicado. Si eres administrador, consulta cómo controlar quién puede publicar documentos en la Web.
- Para eliminar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Consulta cómo hacerlo.
- Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, aprende a cambiar los permisos para compartir.
Crear un sitio web de Google Sites
- Crea un sitio web de Google Sites para compartir información con muchas personas. Puedes insertar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio web para que lo puedan ver muchos usuarios. Consulta cómo insertar documentos en un sitio web.
- Si esperas que haya mucho tráfico en tu sitio web, publica primero el documento en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google y, después, inserta la URL publicada en Google Sites. Consulta cómo publicar un archivo.
Recoger comentarios con Formularios de Google
- Si necesitas recoger mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registran en una hoja de cálculo de Google. Te recomendamos que solo permitas editar este documento a los usuarios que tengan que trabajar con las respuestas. Para que más de 100 personas puedan ver las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un enlace para enviárselo a quien quieras que pueda verla. Consulta cómo publicar un archivo.
Solucionar problemas relacionados con documentos compartidos con muchas personas
Si has compartido tu documento con muchas personas y este se bloquea o no se actualiza rápidamente, prueba estos consejos para solucionar problemas:
- En lugar de permitir que los usuarios comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recoger comentarios. Consulta cómo hacerlo.
- Cuando hagas una copia de un documento, no incluyas comentarios ni sugerencias resueltos. Consulta cómo hacer una copia.
- Elimina información antigua o copia los datos en un documento nuevo.
- Pide a los lectores que cierren el documento cuando no lo estén usando.
- En los documentos publicados, incluye solo la información más importante. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
- Reduce la cantidad de usuarios con permiso para editar en un documento.
- Si recoges información de varios documentos, crea uno de solo lectura para compartirlo con muchas personas.